Les bases d’une communication efficace pour éviter les malentendus

« Ce n'est pas ce que vous dites qui compte, mais ce que l'autre comprend. » Cette citation résume parfaitement les enjeux de la communication. Combien de fois avons-nous pensé avoir été clair, pour découvrir que notre message avait été mal interprété ? Les malentendus sont monnaie courante, même dans les environnements les plus professionnels. Pourtant, il existe des principes simples qui permettent d'éviter ces incompréhensions et de renforcer la qualité de nos échanges. 

Comprendre les fondamentaux de la communication efficace 

La communication ne se résume pas à transmettre des informations. Elle implique écoute, empathie et adaptabilité. Comprendre ces fondamentaux est essentiel pour anticiper et désamorcer les malentendus. 

1. L'écoute active : plus qu'entendre, comprendre 

L'écoute active consiste à accorder une attention totale à son interlocuteur. Cela implique de poser des questions pour clarifier les zones d'ombre et reformuler les propos pour valider la compréhension. 

Exemple : Lors d'une réunion, au lieu de présumer les attentes, demandez : « Si je comprends bien, vous souhaitez que ce projet soit finalisé d'ici vendredi, avec les modifications discutées ? » 

2. L'empathie communicationnelle : se mettre à la place de l'autre 

Adopter le point de vue de son interlocuteur permet de mieux comprendre ses besoins et ses attentes. L'empathie favorise un climat de confiance propice à des échanges ouverts et sincères. 

Exemple : Un collaborateur semble réticent à un changement de procédure. Plutôt que d'imposer, explorez : « J'aimerais comprendre ce qui vous inquiète dans cette nouvelle approche. » 

3. La clarté et la précision du message 

Un message clair est un message simple et direct. Utiliser un langage adapté à son auditoire et éviter les termes ambigus permet de limiter les interprétations erronées. 

Exemple : Préférez « Envoyez-moi le rapport complet avant mardi 14h » à « Envoyez-moi le rapport rapidement ». 

Trois étapes pour améliorer sa communication et réduire les malentendus 

1. Clarifier ses intentions avant de communiquer 

Avant de prendre la parole ou d'écrire, il est utile de définir l'objectif du message. Que souhaite-t-on que l'autre comprenne ou fasse ? Cette clarté interne se traduit par un discours plus cohérent et impactant. 

Astuce : Notez les trois points essentiels à transmettre avant une présentation ou un courriel. 

2. Utiliser des rétroactions pour valider la compréhension 

Encourager l'interlocuteur à reformuler ou à poser des questions permet de s'assurer que le message a été bien compris. 

Astuce : Demandez : « Comment voyez-vous la prochaine étape après ce que nous avons discuté ? » 

3. Adapter son canal et son style de communication 

Certaines informations sont mieux transmises oralement, d'autres par écrit. Choisir le bon canal et adapter son style de communication à son interlocuteur facilite la transmission du message. 

Astuce : Pour des consignes complexes, combinez un courriel récapitulatif et une discussion orale. 

Communiquer efficacement ne repose pas sur des talents innés, mais sur des pratiques simples et accessibles. Clarifier ses intentions, écouter activement, et adapter son message sont des clés essentielles pour éviter les malentendus. En intégrant ces principes, nous pouvons transformer nos échanges professionnels en leviers de collaboration et de confiance. Et vous, quelle première petite action pourriez-vous mettre en place pour améliorer vos communications dès aujourd'hui ? 

Si ce sujet vous interpelle, voici comment je peux contribuer à vous soutenir pour atteindre vos objectifs professionnels. 

1. Abonnez-vous à mon infolettre - Chaque lundi attendez-vous à recevoir une stratégie (ou réflexion, outil) axée sur les Savoir-Agir et les compétences relationnelles.
2. L’académie Savoir-Agir@Work - Une collection de formations en ligne qui couvrent les sujets les plus pertinents en milieu de travail en matière de relations humaines, d'efficacité et de performance.
3. Mon livre CONQUÉRIR L’EFFICACITÉ : le Savoir-Agir essentiel à la réussite professionnelle - Disponible en librairie en version papier et numérique.
4. Le Parcours Moi&Co. - L’aboutissement de plus de 20 ans d’expérience, mon programme le plus complet et transformateur à ce jour.
5. Ou suivez-moi sur LinkedIn – c’est ma plateforme préférée!